A tendência que já vinha tomando conta das empresas e que ganhou ainda mais força com a adoção do home office, no período da pandemia de Covid-19, é o paperless. Você sabe do que se trata?

Uma empresa paperless, ou sem papel, significa que está em processo, ou já finalizou, a transição para o uso de documentos digitais, evitando, assim, o uso de arquivo físico.

Na prática, essa tendência representa inúmeros ganhos para as organizações que a adotam. No entanto, antes de eliminar de vez o uso de papel do seu negócio, é preciso fazer um processo cuidadoso. Desse modo, nada ficará de fora e você pode economizar dinheiro e espaço.

Ainda está na dúvida sobre as vantagens de uma empresa paperless? Continue a leitura e entenda os benefícios!

A seguir, entenda as principais vantagens de uma empresa paperless.

Pense em todo trabalho que um colaborador tem para encontrar um arquivo, principalmente se for mais antigo. Mesmo que sua empresa tenha um sistema organizado de armazenamento, a busca por um documento específico pode demandar deslocamento e tempo para a localização.

Em uma empresa sem papel, um simples comando Ctrl + f poderá encurtar essa busca para alguns segundos apenas. Além disso, com auxílio da tecnologia, é possível organizar todos os arquivos em um servidor de fácil acesso a todos os colaboradores que deles dependem. Além de facilitar o acesso, evita a necessidade de enviar documentos.

Pense em um exemplo cotidiano: quanto tempo leva desde a impressão de um contrato, recolhimento das assinaturas e sua efetivação? Isso sem contar o risco de extravio.

Nesse sentido, a adoção de tecnologia para os contratos digitais aumenta a eficiência já que em questão de minutos um contrato pode ser enviado e assinado por todos envolvidos.

Por mais que um arquivo físico tenha protocolos de segurança, é mais difícil impedir que alguém acesse o espaço e leia o seu conteúdo.

Quando falamos de arquivo digital, os sistemas podem ser protegidos por senhas e restritos a somente pessoas autorizadas, que podem visualizá-los e fazer modificações. Isso sem contar que, com o auxílio da TI, é possível inserir várias camadas de segurança, inclusive criptografia, para evitar o seu vazamento.

Além disso, um arquivo físico ainda está sujeito a acidentes como incêndios, enchentes e mesmo roubo. Diferente do paperless, no qual os arquivos podem estar em nuvem.

A redução no uso de papel nas empresas também é benéfica para o meio ambiente, afinal, além de menos matéria-prima para sua fabricação, também reduz a quantidade de lixo produzido.

Isso sem contar que empresas que demonstram preocupações ambientais tendem a ser preferidas pelo público.

Além de todos os benefícios citados até aqui, que geram economia de tempo, espaço e consequentemente dinheiro, não comprar papel também vai reduzir o orçamento para material de escritório. Ou seja, no final das contas, a redução de custos vale muito a pena.

Conheceu os benefícios e agora você também quer tornar a sua empresa paperless? Confira alguns passos para fazer a transição para essa tendência!

●     Tem um arquivo grande? Comece digitalizando tudo que é importante. Mesmo que seja um trabalho manual e demorado, é essencial para deixar tudo em ordem e iniciar a transição;

●     Elimine o que não é mais necessário: todos os documentos já digitalizados podem ser descartados após 30 dias. Além disso, verifique materiais muito antigos que nem precisam ser digitalizados;

●      Treine os colaboradores para a adoção de processos sem papel. O sucesso da iniciativa depende do envolvimento de todos;

●     Adote assinatura digital para evitar a impressão de documentos e contratos;

●     Implemente o uso de servidores e armazenamento em nuvem para facilitar o acesso de todos ao arquivo.

Quer fazer a transição da sua empresa para um modelo paperless, mas ainda não sabe por onde começar? Entre em contato conosco e encontre a solução!